Một số lưu ý cho người mới làm kế toán tổng hợp

1- Công ty cần có bộ quy định gồm: Quy chế tài chính; Quy chế chi tiêu nội bộ; quy định tiêu hao NVL; Quy định định mức tiêu hao xăng xe cho các xe DN quản lý; Thoả ước lao động tập thể (nếu có); 

2- Thời hạn nộp báo cáo thuế hàng tháng là ngày 20 tháng sau; báo cáo thuế quý là 30 tháng kế tiếp của Quý; Hồ sơ quyết toán thuế năm là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Tiền thuế môn bài : nộp trước ngày 30/1 hàng năm. thời hạn nộp tiền

 
3- Khi làm báo cáo thuế GTGT hàng tháng/quý cần lưu lại file bảng kê mua vào bán ra đi kèm , in kẹp cùng tờ khai, lưu file mềm. Hoá đơn nào đủ đk khấu trừ thì mới kê vào bảng kê mua vào.

4- Khi mở tài khoản ngân hàng mới cần làm thủ tục thông báo với Sở kế hoạch đầu tư.
5- Khi thay đổi thông tin trên dkkd: tên, địa chỉ,…có liên quan đến hoá đơn đầu ra cần làm thủ tục thông báo điều chỉnh thông báo phát hành hoá đơn trong vòng 10 ngày kể từ ngày có DKKD mới.

6- Lưu ý lịch định kỳ bao lâu nộp mẫu 06- đăng ký pp tính thuế gtgt lên thuế 1 lần.

7- Lưu ý lịch trong vòng 3 năm phải chuyển đổi việc lập tờ khai thuế theo tháng/quý dựa theo doanh thu năm trước liền kề trên 50 tỷ hay dưới 50 tỷ;

8- Điều kiện kê khai khấu trừ hoá đơn đầu vào: các thông tin công ty mình trên hoá đơn đúng với thông tin trên đăng ký kinh doanh; Hoá đơn đó là chi phí phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; Hoá đơn trên 20tr cần ck thanh toán qua ngân hàng đúng thời hạn thanh toán quy định trên hợp đồng; hoá đơn có đóng dấu bên bán, trừ hoá đơn điện từ có mã xác thực hoặc có công văn của BTC chấp thuận không cần đóng dấu.

9- Điều kiện để 1 khoản chi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: 

- Khoản chi đó có hoá đơn chứng từ đầy đủ, đúng quy định;

- Khoản chi đó liên quan đến hoạt động sxkd của DN;

- Khoản chi trên 20tr cần chuyển khoản qua TK ngân hàng;

10- Hoá đơn trên 20tr thanh toán chuyển khoản ngân hàng, nếu thanh toán chậm theo thời hạn trên hợp đồng cần làm biên bản gia hạn công nợ.

11- Nhân sự đưa vào bảng lương cần lưu giữ hồ sơ đầy đủ gồm: Sơ yếu lí lịch, CMTND, bằng cấp liên quan, làm hợp đồng lao động, mức lương và các loại phụ cấp lương đi kèm trên bảng lương phải thể hiện trên hợp đồng lao động. Trên bảng lương tính đúng tiền lương, tiền thuế TNCN (nếu có); có bảng chấm công đi kèm nếu lương theo thời gian; hoặc xác nhận công việc hoàn thành (lương theo sản phẩm). Bảng lương chia làm hai bộ phận: Quản lý DN và công nhân. Lương công nhân tính vào trong giá thành sản phẩm. CBCNV đều phải làm thủ tục cấp mst tncn, nếu nhân viên tăng mới kế toán cần check xem có mst chưa để làm thủ tục cấp mst.

12- Nhân công thuê khoán ngoài theo từng vụ việc cần làm hợp đồng thuê khoán, photo cmtdn đi kèm, hợp đồng thể hiện bên thuê chịu thuế 10%. nếu giá trị thuê dưới 2tr/lần thì không cần khấu trừ thuế TNCN 10%; nếu thuê trên 2tr/lần cần khấu trừ thuế TNCN 10%. Nếu trong năm, cá nhân đó tạm tính thu nhập dưới 108tr thì không cần khấu trừ, cho cá nhân làm cam kết 02 để không khấu trừ và cty xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho họ để họ có căn cứ cuối năm tự đi quyết toán thuế.

13- Hoá đơn đầu vào sai , thiếu thông tin, sai giá trị,… cần làm biên bản điều chỉnh và yêu cầu bên bán xuất hoá đơn điều chỉnh đi kèm.
14- Ban hành định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính, NVL phụ. Ttrong định mức tiêu hao , chỉ cần nêu chi phí NVL chính chiếm từ 50-60 doanh thu; VLP chiếm 5-7% doanh thu,… hoặc tỷ lệ khác tuỳ công ty quy định.

15- Khi xuất NVL cho từng đơn hàng/hoá đơn đầu ra thì vào mã vụ việc theo đơn hàng đó, căn cứ định mức để xuất, không xuất vượt định mức. 

16- Cuối mỗi tháng lập bảng tính giá thành sản phẩm hoàn thành, tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ gồm NVL chính, NVL phụ, các chi phí lương,CF SXC phân bổ theo tỷ lệ NVL chính cho từng đơn hàng, từng sản phẩm để làm căn cứ nhập kho thành phẩm, tính giá vốn hàng xuất bán trong kỳ.

17- Hạch toán giá vốn tương ứng với doanh thu; mở mã vụ việc theo từng hoá đơn đầu ra/hoặc theo từng hợp đồng, để khi hạch toán chi phí giá vốn cho hoá đơn đầu ra/hợp đồng thì vào đúng mã đó phục vụ sau này quyết toán thuế.

18- Công nợ phải thu 131 dư có tại thời điểm quyết toán thuế năm: nếu là KH tạm ứng hợp đồng thì không cần xuất hoá đơn, nếu KH thanh toán hợp đồng thì cần xuất hoá đơn, không để dư Có, thuế sẽ hỏi rất kỹ khi QTT.

19- Công nợ 331: hoá đơn dưới 20tr nếu không chuyển khoản thì làm PC tiền mặt (nên có phiếu thu tiền bên thu đóng dấu giao cho mình để lưu hồ sơ). Nếu có dư có tại thời điểm cuối năm cần có biên bản đối chiếu công nợ, gia hạn nợ.

20- Lập bảng tính khấu hao TSCĐ đúng khung quy định khấu hao của BTC. Bảng phân bổ 242, 142 thì tuỳ nội bộ công ty quy định thời gian khấu hao là 6 tháng, 1 năm, 2 năm…. Các tài sản thuộc quyền sở hữu, quản lý của Cty mới được trích khấu hao. Tài sản đi mượn, đi thuê (k phải thuê tài chính) thì không được trích khấu hao.

21- Chi phí xăng xe bộ phận bán hàng/chở hàng đi giao: theo thực tế phát sinh; có làm nhật trình xe chạy, số KM chạy, thanh toán xăng xe không vượt quá định mức quy định cho xe. Ví dụ: Xe tải 5 tấn đời 2012 Kia trường hải thì tiêu hao khoảng 13 lít xăng/100km, nên khi thanh toán xăng xe cần làm nhật trình xe chạy trong khoảng thời gian thanh toán xăng xem hết bao nhiêu km, tính theo định mức hết bn lít xăng. Ngoài ra còn có vé cầu phà, bến bãi, rửa xe.

22- Chi phí xăng xe bộ phận quản lý: Cũng cần tuân theo định mức xăng xe, nói chung để từ 7-8tr/tháng.
23- Các hoá đơn mua hàng kèm bảng kê thì phải có bảng kê ký đóng dấu bên bán đi kèm. Các hợp đồng có yêu cầu nghiệm thu/thanh lý thì phải làm biên bản nghiệm thu , thanh lý đi kèm, đóng kèm hồ sơ thanh toán.

24- Thời điểm xuất hoá đơn đầu ra là khi giao hàng cho bên bán, căn cứ biên bản bàn giao hàng hoá để xuất hoá đơn, KHông xuất hoá đơn sau quá lâu thời điểm bàn giao hàng hoá, có lâu thì chỉ lâu hơn 1,2 ngày. Không nên kéo dài sang tháng sau, quý sau, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

25- Thời điểm cuối năm chốt bctc: các số liệu trên BCTC cần đối chiếu lại cho chuẩn với chứng từ như sau: 

- Số dư tiền gửi các NH khớp với số dư tại 31/12; số dư tiền vay khớp với sao kê tiền vay;

-         Công nợ 131, 331 chính xác với biên bản đối chiếu công nợ, 

-         Doanh thu BCTC khớp với doanh thu trên Tờ khai thuế các tháng/quý trong năm, nếu có chênh lệch phải tìm ra để giải trình và điều chỉnh lại.

-         Tài khoản thuế đầu ra, đầu vào khớp với Tờ khai thuế các tháng/quý trong năm, nếu có chênh lệch phải tìm ra để giải trình và điều chỉnh lại.

-         Số dư TK 3383,3384, 3386 khớp với thông báo đóng BHXH T12.