Cách kiểm tra số liệu kế toán trước khi lên BCTC

Tại thời điểm cuối năm tài chính, kế toán tiến hành khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên chưa hẳn ai cũng đủ khả năng để phát hiện xem BCTC mình lập đã đảm bảo chính xác chưa. Sau đây là các hướng dẫn các bạn kiểm tra.

A / Những tài khỏan có số dư nợ hoặc dư có, được phản ảnh trên Bảng cân đối kế tóan

1/ TK 111:Tiền mặt :

Tài khòan này không có số dư âm ( dư bên có), bạn cần kiểm tra số dư cuối kỳ và kiểm tra cả phát sinh trong năm để đảm bảo không có khi nào quỹ bị âm. Nếu trường hợp có quỹ âm, thì bạn cần điều chỉnh như sau:

• Chi tiền vào đúng thời điểm quỹ có tiền mặt ( bạn chú ý ngày chi tiền có thể khác với ngày lập phiếu chi. Nếu kế tóan lập phiếu chi, mà quỹ âm, thì thủ quỹ có thể chưa chi. Tới khi quỹ có tiền, thủ quỹ mới làm thủ tục chi tiền, ngày chi được ghi vào ngày tháng phía bên dưới của phiếu chi)
• Làm thủ tục thu hồi công nợ để bù chi ( với những khỏan công nợ không cần thanh tóan qua ngân hàng)
• Làm thủ tục vay tiền để bù vào quỹ âm ( bạn có thể vay cá nhân để bù vào khỏan quỹ âm)

2/ TK 112 : Tiền gửi ngân hàng:

Tài khỏan không có số dư âm ( dư bên có). Nếu có, bạn cần đối chiếu lại với sao kê của ngân hàng để tìm ra sai sót

Bạn kiểm xem doanh nghiệp mở bao nhiêu tài khỏan ngân hàng, lấy tòan bộ sao kê và sổ phụ, số dư trên tài khỏan này, phải bằng số dư cuối năm của tất cả các ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khỏan. Bạn cũng cần đối chiếu từng tháng, xem có tháng nào sai lệch số dư không

3/ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ :

Tài khỏan này không dư có và phải kết chuyển hàng tháng. Bạn cần đối chiếu với chỉ tiêu 43 trên tờ khai thuế GTGT . Sẽ có 2 trường hợp có thể xẩy ra:

• Nếu bạn kê khai thuế đầu vào đúng theo tháng phát sinh, thì số thuế chuyển kỳ sau ở chỉ tiêu 43 và dư nợ TK 133 bằng nhau
• Nếu bạn kê khai thuế đầu vào không đúng theo tháng phát sinh thì số thuế trên chỉ tiêu 43 bao giờ cũng nhỏ hơn số dư nợ TK 133

4/TK 131: Công nợ phải thu

Tài khỏan này sẽ có cả dư nợ và dư có. Bạn cần đối chiếu số dư này với Sổ chi tiết công nợ phải thu. Nếu có số dư có, bạn cần đối chiếu xem:

• Có đúng khách hàng trả trước cho mình, hay mình hạch tóan nhầm.
• Nếu khách hàng chuyển tiền vào TK của công ty mình, mà chưa xuất hóa đơn, thì bạn nên xuất hóa đơn cho số tiền này để hạch tóan doanh thu trong kỳ
• Đối chiếu với biên bản xác nhận công nợ tại thời điểm 31/12.

5/ TK 141: Tạm ứng

Tài khỏan này thường không dư có. Nếu có dư có thì phải xem hạch tóan có gì chưa đúng. Nếu còn dư nợ, bạn cần đối chiếu và đôn đốc hòan ứng để hạch tóan chi phí cho phù hợp với doanh thu trong kỳ

6/ TK 142, 242 : Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn

Tài khỏan này không dư có. khi xem tài khòan này phải phần số phát sinh :

• Phát sinh nợ trong kỳ có khớp với bảng kê các khỏan chi phí trả trước tăng trong năm không
• Phát sinh có trong kỳ có khớp với số phân bổ hay số giảm của chi phí trả trước trong năm không
• Số dư nợ cuối kỳ, bằng số chi phí trả trước còn phải phân bổ trong năm
• Sô lần phân bổ chi phí trong năm phải đủ chưa, có hợp lý không, những chi phí có gì còn cần phải điều chỉnh không

7/TK hàng tồn kho: Từ TK 151 tới TK 158

Tài khỏan này không dư có. Bạn cần đối chiếu từng TK loại này với bảng kê xuất nhập tồn của từng tài khỏan.
Lưu ý :

- Không để kho âm. Nếu kho âm cần kiểm tra :

+ Hàng bán đã có đầu vào nhập kho chưa
+ Xuất kho có đúng số hàng tồn không
+ Hạch tóan xuất nhập có chỗ nào sai sót không

- Kết chuyển giá vốn theo tháng, hoặc cuối năm, nhưng đảm bảo hàng hóa, vật tư phải có trước khi xuất bán
- Nếu có thành phẩm hay dịch vụ, cần tính giá thành, giá vốn hàng bán,
- Nếu công cụ dụng cụ xuất dùng thì không được để số dư ở TK 153
- Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa, vật tư thấp hơn giá thị trường tại thời điểm 31/12 thì trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Định mức tiêu hao vật tư đã thực hiện đúng chưa. Tính giá thành lưu ý tới các khỏan phân bổ và chi phí dở dang

8/ Tài sản cố định

Bạn cần đối chiếu cả TK 211 và 214 với Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, với những chỉ tiêu sau:

• Số lần phân bổ khấu hao
• Phát sinh tăng TSCĐ nếu có
• Phát sinh giảm TSCĐ nếu có
• Dư nợ TK 211 phải khớp với nguyên giá của TSCĐ tại Bảng phân bổ khấu hao
• Phát sinh có của TK 214 và dư có của TK 214 phải khớp với số khấu hao trong kỳ và khấu hao lũy kế

9/ TK 333: Thuế và các khỏan nộp Nhà nước

Tài khỏan này phải mở chi tiết cho từng loại thuế. Tài khỏan này có thuể có cả dư nợ và dư có.. Bạn cần kỉêm tra các loại thuế sau:

- Thuế môn bài đã kết chuyển chưa
- Thuế GTGT nếu dư có, sẽ có trường hợp xẩy ra như sau:

+ Thuế GTGT của tháng 12 phải nộp. Trường hợp này, bên có của TK 3331 bằng với chỉ tiêu 40 trên tờ khai 01/GTGT
+ Thuế GTGT của những kỳ trước tháng 12 chưa nộp. bên có của TK 3331 bằng với số thuế doanh nghiệp còn nộp thiếu

- Thuế TNDN nếu đã tạm nộp trong kỳ mà nộp thừa thì có dư nợ TK 3334
- Nếu số thuế TNDN tạm nộp trong kỳ còn thiếu, thì dư có TK 3334
- Kiểm tra số phát sinh có của TK 3334 trong kỳ có đúng với chỉ tiêu E trên tờ khai quyết tóan thuế TNDN, mẫu 03/TNDN
- Thúê TNCN đã tính đúng tính đủ chưa, có khớp với số thuế phải nộp trên tờ khai Quyết tóan thuế TNCN không

10/ TK 311, 3341 : Vay ngắn hạn và dài hạn

Tài khỏan này không có dự nợ. Bạn nên kiểm tra cả số phát sinh và số dư cuối kỳ xem:

- Phát sinh vay và trả nợ có phù hợp không.
- Những trường hợp vay cá nhân, cần làm thủ tục trả lãi, hoặc tính lãi vào chi phí trong kỳ

11/ Tiền lương và các khỏan tính theo lương : 

Tài khỏan này không dư nợ. Chỉ dư có khi doanh nghiệp trích lương dự phòng ( mức trích dự phòng không quá 17% của lương thực hiện trong năm). Nếu quỹ lương âm, cần kiểm tra:

- Đã trích đủ lương chưa
- Có chi nhầm không
- Đã hạch tóan các khỏan phụ cấp cho người lao động như : ăn trưa, trang phục … chưa
- Đã trích đủ BHXH cho người lao động chưa ( cả trích từ lương, và từ chi phí)
- Đã nộp đủ các khỏan bảo hiểm cho người lao động chưa

12/ Vốn chủ : TK 411.421 

Tài khỏan này luôn dư có. khi kiểm tra tài khỏan này cần xem:

- Có thay đổi gì về vốn không, nếu thay đổi đã làm tờ khai bổ xung thuế môn bài cho năm sau chưa?
- Đã kết chuyển lợi nhuận của năm trước về 4211 chưa
- Đã hạch tóan thuế TNDN chưa
- Lỗ của những năm trước có còn để chuyển lỗ vào thu nhập năm nay không

B/ Những tài khỏan không có số dư, và được phản ánh trên Báo cáo kết quả kinh doanh

1 / TK 511: Doanh thu cung ứng hàng hóa và dịch vụ

TK 711: Thu nhập khác

Tài khỏan này không có số dư. Bạn cần kiểm tra nhanh trong số phát sinh

• Xem lại các khỏan doanh thu đã hạch toán đủ chưa. Phát sinh có của TK 511, 711 phải bằng với các chỉ tiêu : Hàng hóa dịch vụ bán ra trên tờ khai 01/GTGT của 12 tháng
• Còn những khỏan thu nhập nào không phải xuất hóa đơn, không nằm trên tờ khai 01/GTGT đã hạch tóan đủ chưa
• Thuế GTGT trực tiếp, thuế XK hạch tóan vào bên Nợ TK 511
• Những khỏan giảm trừ doanh thu đã hạch tóan đủ chưa

2 / TK 632: Giá vốn hàng bán

Tài khỏan này không có số dư. Bạn cần kiểm tra ở số phát sinh để thấy được những cái bất cập

• Giá vốn hàng bán đã kết chuyển chưa
• Trường hợp thành phẩm xuất bán đã tính gía thành và kết chuyển giá vốn chưa
• Giá vốn của dịch vụ đã được tính đủ, tính đúng chưa. Những trường hợp chi phí dở dang còn chuyển kỳ sau đã đúng chưa
• Những khỏan gía vốn không được trừ cần được tập hợp để loại trừ khi tính thuế TNDN như : Chứng từ không hợp lệ, không thanh tóan qua ngân hàng…

3/ TK 642, Chi phí quản lý

Tài khỏan này không còn số dư. Bạn kiểm tra nhanh trong số phát sinh để phát hiện sai sót
- Hạch tóan vào chi phí quản lý hay chi phí bán hàng
- Những khỏan chi phí không được trừ cần được tập hợp để loại trừ khi tính thuế TNDN như:

+ Những chi phí vượt mức khống chế 15% của thuế TNDN
+ Những hóa đơn không thanh tóan qua ngân hàng
+ Chứng từ không hợp lệ

4/ TK 811: Chi phí khác

Tài khỏan này không còn số dư. Bạn kiểm tra nhanh trong số phát sinh để phát hiện sai sót
- Chi phí khác có phù hợp với thu nhập khác không
- Những chi phí nào hạch tóan vào TK này cần loại trước khi xác định thuế TNDN

5 /TK 821 : Thuế TNDN hiện hành

Tài khỏan này không có số dư cuối kỳ. Số phát sinh bên nợ của TK này sẽ bằng số thuế phải nộp trên tờ khai quyết tóan thuế TNDN ( Chỉ tiêu E tờ khai 03/TNDN)

6/ TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh

Tài khỏan này không có số dư. Nếu bạn đã làm đúng được những tài khỏan trên, thì tài khỏan 911 sẽ không còn sai sót. Nếu TK này có số dư thì cần xem lại đã có TK nào kết chuyển sai.

Chúc các bạn thành công.